Aanhef en afsluiting in mail: wat is correct?
Er is tegenwoordig veel gebruikelijk. Ikea spreekt ons aan met Hej, ‘de winkel van ons allemaal’ met Beste Leontine Tacoma. Vormen die niet in stijlboeken staan maar die we volop tegenkomen. En die we ook prima trekken
Hey of heey? Een jonge cursist zei pas tegen me dat hij Hai en Hey typisch vrouwelijke aanheffen vond. En Heey mannelijk. Ik was me er helemaal niet bewust van dat ook daar een genderverschil in zit. Of zou zitten, want ik weet niet hoe algemeen dit belevingsverschil is.
Goedemorgen of goeiemorgen? Zie onzetaal
Wat is een goede aanhef? Er zijn richtlijnen maar dat zijn niet meer dan conventies: ze beschrijven wat zoal gebruikelijk is. Dat is wat anders dan etiquetteregels, die omschrijven hoe het hoort.
Als zoveel gebruikelijk is, wat kies je dan?
Ik heb zelf laagdrempeligheid als kernwaarde en daar past een informele stijl bij. Ik spreek nieuwe klanten daarom direct aan met Beste of Hoi en voornaam. Dan weten ze gelijk wat voor vlees ze in de kuip hebben en of dat ze aanspreekt. Of niet, en dat is ook goed want dan past de klant niet bij mij. Aanhefvorm als doelgroepselectie 😉
1. Aanhef matcht met je identiteit
Stel: jij of je organisatie heeft ‘persoonlijk en betrokken’ als kernwaardes. Wat draagt die kernwaardes dan het beste uit: Geachte of Beste? Geachte schept afstand, dus de keuze valt dan op Beste.
Ik hanteer drie uitgangspunten als ik een aanhef kies:
- de aanhef matcht met mijn identiteit
- hij is neutraal
- en geschikt in goeie én in slechte tijden.
2. Aanhef is neutraal
Hoe neutraal is Geachte mevrouw Tacoma nog in 2018? Ik krijg er inmiddels het beeld bij van iemand die ‘niet met me geknikkerd heeft’ (nadrukkelijk ouder is dan ik). Jij niet? ‘Leontine’ (alleen voornaam) is voorbehouden aan mannen en ‘Lieve Leontine’ aan vrouwen, niet echt genderneutraal dus.
De nieuwste vorm, waarbij voor- én achternaam genoemd worden, lost veel op: ‘Beste Leontine Tacoma, Uw pakket/Je pakket is onderweg’. Genderneutraal, leeftijdsneutraal en imagoneutraal.
3. In goeie én in slechte tijden
Kies een aanhef die je gebruikt als alles op rolletjes loopt maar die je ook kan gebruiken als er stront aan de knikker is. De aanhef is in professionele communicatie namelijk niet afhankelijk van je boodschap maar van de relatie die je wil met je klant. Als je kiest voor Beste Leontine dan gebruik je dat ook als ik een betalingsachterstand heb. Tenminste, als je de klantrelatie wil voortzetten…
De huidige veertigers worden graag met je aangesproken.
Hoe zit het dan met respect voor je lezer?
Ik wil je daarover nog twee gedachten meegeven.
- Respect kun je op meer manieren uitdrukken dan alleen formeel zijn. Klantvriendelijkheid en oplossingsgerichtheid bijvoorbeeld zijn goede alternatieven om respect uit te drukken. De huidige jongeren zijn weliswaar informeler in hun taal maar ze geven elkaar wel een hand. Iets wat mijn generatie vroeger echt niet deed.
- De grootste groep lezers vormen de verbindende en de pragmatische generatie (huidige veertigers en vijftigers). En die worden graag informeel aangesproken: ‘ik ben toch niet oud?!’ De eerste keer dat ik met u aangesproken werd (bij McDonalds nota bene, ‘ze zei mevrouw tegen me’) kwam ik huilend thuis. Dat relativeert het risico dat jouw klant het niet waardeert om persoonlijk aangesproken te worden.*
En vertrouw op jezelf: je voelt het echt wel aan als het beter is om meneer Riemer van 62 toch met Geachte meneer Riemer aan te spreken.
*Tegentrends zijn ook al waarneembaar maar voorlopig is persoonlijk nog het adagium.
En wat is een goede afsluiting in een mail?
Ook in je afsluiting is veel goed en geaccepteerd. Ik signaleer 3 trends:
- standaard afsluiting
- persoonlijke afsluiting
- geen afsluiting
een standaard afsluiting is voldoende Daar zit wel iets in. Iedereen heeft inmiddels een standaard handtekening, inclusief standaard groet. Het is efficiënt en je valt niet uit de toon. Het einde van je mail is trouwens sowieso niet de beste plek om belangrijke dingen te communiceren (zie Dat klopt!). Wens je iemand echt een goed weekend? Zet dat dan al in het begin van je mail!
een afsluiting met een persoonlijke boodschap Je ziet dat mensen er behoefte aan hebben om een persoonlijke touch te geven aan hun mails. Ze typen bijvoorbeeld ‘groetjes’ boven de standaard handtekening. Ook daar valt veel voor te zeggen. Wat is immers de relationele waarde van een standaard groet? Tip: haal de standaard groet wel weg als dat kan.
geen afsluitende groet Ken je die handgeschreven handtekeningen? Ik vind die al zo persoonlijk en vrolijk dat een groet overbodig is. Je komt wat meer in de richting van chats en apps. Daar is een groet al langer overbodig. En ook bij heen-en-weermailtjes is een groet overdone.
Je kan ook nog je appèl herhalen: Laat je het me uiterlijk vrijdag weten? Of een voorschot nemen: Alvast bedankt voor je extra tijd en moeite! In dat geval voldoet zo’n zinnetje als groet. Anders blijf je aan de gang met afsluiten.
Inspireert dit artikel je nou om jullie eigen organisatie met je tijd mee te laten gaan? Ik spar/klets/overleg graag met je wat past bij jullie identiteit en doelgroep! Bel me gerust op 06-28509132. Tot gauw en fijne dag!
